Warum gerade EPU automatisierte Prozesse brauchen

Warum gerade EPU automatisierte Prozesse brauchen

Wer nur ein paar Minuten auf Social Media verbringt oder eine Websuche tätigt, stößt sofort auf die Werbungen von diversen Tool-Anbietern wie Hubspot, Zoho, Kundenmeister, Salesforce und wie sie alle heißen. Doch als Kleinst- oder Kleinunternehmen braucht man doch gar kein Customer Relationship Management (CRM), keine Marketing Automation und keine Tools die monatlich alle was kosten, richtig?

Falsch.

Gerade kleine Unternehmen müssen mit ihren Ressourcen "haushalten" und sehr viele Dinge landen gerade bei Ein-Personen-Unternehmen (EPU) auf dem selben Tisch - nämlich dem des/der Eigentümer/in.

Prozesse und Automatisierung vereinfachen und verhindern Fehler

Clevere Automatisierung und schlaue Tools können gerade für Sie als Kleinunternehmer entscheidende Erfolgsfaktoren darstellen.

Nehmen wir zum Beispiel den Vertrieb: Sie können natürlich auf eingehende E-Mail-Anfragen ad hoc reagieren und den ganzen Vertriebsprozess mit Ihrem E-Mail-Programm, ein paar Word-Dokumenten und Excel-Listen abbilden, bequem, schnell, sicher und nachhaltig ist das aber nicht.

Lassen Sie uns gemeinsam ein relativ typisches Muster-Beispiel durchspielen: eine Anfrage per E-Mail an die office@ihredomain.tld Adresse geht ein, ein potenzieller Kunde (Prospect) möchte gerne Ihre Dienstleistung als BeraterIn in Anspruch nehmen (Lead).

Sie nehmen nun flugs Ihr Telefon zur Hand und rufen die Person an, unterhalten sich 20 Minuten über den Bedarf und vereinbaren die Zusendung eines Angebots. Also machen Sie sich nach dem Anruf daran, in Ihrem Textprogramm Ihre Offert-Vorlage zu öffnen, tippen alles ein, kontrollieren doppelt und dreifach und senden das Offert an den Prospect aus.

Während Sie auf ein Feedback warten führen Sie Ihre regulären Tätigkeiten aus, kümmern sich - ebenfalls mit Word und Excel - um die Rechnungslegung für andere Arbeiten, gehen Ihre Excel-Listen für die Akquise durch, schreiben E-Mails und vieles mehr. Am Ende der Woche sind Sie ausgebrannt, haben möglicherweise keine Zeit gefunden, diverse Prospects nochmals nachzufassen und für die nächste Woche liegt noch genug Altlast bereit die aufgearbeitet werden muss.

The better way

Nun ein Beispiel dafür, wie eine überschaubare Investition in die richtigen Tools Ihre Arbeitswelt radikal revolutionieren kann.

Sie haben sich entschieden, Ihre Kundenverwaltung und Ihren Vertriebsprozess zu optimieren. Auf unser Anraten haben Sie daher eine monatliche Mitgliedschaft bei Zoho One (www.zoho.eu) abgeschlossen und erhalten für 35 EUR pro Monat:

  • eine Kundenverwaltung (CRM)
  • einen kompletten Sales-Prozess - vom Lead über die Qualifizierung, das Angebot, die Rechnungslegung bis hin zu Aftersales und Marketing
  • Marketingautomatisierung wie z.B. automatisiertes E-Mail-Marketing, Social Media Posting uvm.
  • eine komplette Finanzlösung wo wir gemeinsam mit Ihnen die nötigen Vorlagen für professionelle Angebote, Rechnungen, Gutschriften sowie natürlich einen automatisierten Mahnlauf einrichten
  • einen Sales-Chat für Ihre Website mit dem Sie ankommende Prospects gleich direkt in Empfang nehmen und Ihre Bedürfnisse easy abfragen und darauf reagieren können
  • ein Projektmanagement-System zur Projekt- und Aufgabenverwaltung
  • u.v.m.

Ihr neuer Prozess

Nun sieht Ihr Vertriebsprozess wie folgt aus: eine neue Anfrage geht nun an vertrieb@ihredomain.tld und wird automatisch von Zoho als neuer Lead im CRM angelegt, Sie erhalten eine Benachrichtigung per App oder E-Mail. Das selbe passiert mit allen E-Mail-Formularen auf Ihrer Website.

Nun können Sie Anrufe, E-Mails oder Meetings für den Lead planen, sobald Sie diesen qualifiziert haben können Sie den Lead in einen Account (also ein Unternehmen) umwandeln und alle nötigen Daten dazu erfassen. Aus der Anfrage wird nun automatisch eine Chance, die "reift" je weiter der Vertriebsprozess fortschreitet:

Lead →Chance →Qualifikation →Angebot →Verhandlung →Projekt gewonnen/verloren

Das Angebot erstellen Sie in wenigen Klicks in Zoho Invoice, verknüpfen es mit einem neuen Projekt (für die spätere Verwendung) und schicken es auf Wunsch direkt mit einer netten (ebenfalls auf Wunsch bereits vorgefertigten) Nachricht direkt an Ihren Prospect.  Die Daten werden natürlich automatisch richtig aus dem CRM übernommen.

Wird das Offert bestellt, wandeln Sie es in einem Klick in eine (Anzahlungs-)Rechnung um oder - falls Sie ohne Anzahlungen arbeiten - aktivieren Sie zuerst das Projekt, definieren Ihre Aufgaben, Meilensteine etc. und führen diese gemäß Ihrem Workflow aus.

Ist die Rechnung dann aus dem Offert erzeugt können Sie diese ebenfalls wieder direkt aus Zoho an Ihren Kunden versenden und bei Bedarf direkt einen Zahlungslink für verschiedene Zahlungsanbieter mitsenden.

Da Ihr Kunde nun voll in Ihrem neuen "Ökosystem" erfasst ist, können Sie jederzeit einfach mit ihm (oder natürlich ihr) in Kontakt treten, Marketing-Infos zusenden, neue Angebote und Rechnungen legen und sich bis ins kleinste Detail auswerten lassen, wir effizient Ihre Projekte sind und wie sich Ihre Umsätze entwickeln.

Nur so ist es langfristig möglich, erfolgreich zu wachsen und mit der richtigen Tool-Unterstützung nachhaltigen Erfolg zu sichern!

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